von Marc Opitz

Was erwartet den Leser?

Nachdem sich meine früheren Blog-Beiträge auf Literatur meist internationaler Autoren bezogen haben, berichte ich heute im eigenen Interesse. Denn im September 2019 ist mein eigenes Werk zum prozessorientierten Reporting im Schäffer-Poeschel-Verlag publiziert worden. Auf rund 290 Seiten sind hier Erkenntnisse aus mehrjähriger Projektarbeit im Konzipieren, Erzeugen und Optimieren von Berichten enthalten. Zusätzlich wird die Quintessenz aus Dutzenden von Fachbüchern zusammengetragen, um möglichst viele Fragen aus einer Hand abdecken zu können. Das Buch richtet sich an Führungskräfte, Controller und Entwickler.

Was sind die Inhalte?

Teil A beschäftigt sich mit dem Managementkontext für das prozessorientierte Reporting. Das Reporting umfasst die Entwicklung, Produktion und Pflege von Berichten und stößt Maßnahmen bei Abweichungen von Zielwerten an. Dabei ist es das Ziel, die Geschäftsperformance zu überwachen. Das prozessorientierte Reporting steht in enger Verbindung mit dem Prozessmanagement, welches die Steigerung des Reifegrads der Geschäftsprozesse anvisiert. Im Zusammenspiel unterstützen das Prozessmanagement und das prozessorientierte Reporting die kontinuierliche Entwicklung des Geschäftserfolgs.

Den Steuerungsprozessen zu immer leistungsfähigeren Prozessen kann man ein Regelkreis-Modell zugrunde legen. Die Messung der Ist-Werte, die Festlegung von Soll-Werten und die Bewertung der Soll-Ist-Abweichung sind Grundelemente des Performance-Reportings. Diese Herangehensweise lässt sich im Prinzip auf alle Prozesse übertragen – auf Führungsprozesse, Unterstützungsprozesse und vor allem Kernprozesse der verschiedenen Funktionsbereiche. Das prozessorientierte Reporting beginnt häufig da, wo das auf Finanzen ausgerichtete interne und externe Rechnungswesen endet. Eine zentrale Erkenntnis dieses Buchs ist es, dass das Reporting auf drei Ebenen ausgestaltet sein kann – auf der operativ-transaktionalen, der taktisch-prozessualen und der strategisch-wertbeitragenden Ebene. Dieser Dreiteilung folgend wird sich die Umsetzung in Dashboards, Kennzahlenportalen oder Scorecards manifestieren.

Teil B behandelt die Konzeption des Reportings. Ausgehend vom Geschäftsprozessmodell können Kennzahlen abgeleitet werden. Die Kennzahlen lassen sich verschiedenen Dimensionen zuordnen wie Menge, Zeit, Qualität, Produktivität, Wert oder Zufriedenheit. Ziel sollte es im Reporting sein, Zeitreihen aufzubauen, da hierdurch wesentlich mehr Aussagegehalt für die Prozesssteuerung entsteht, als wenn allein Momentaufnahmen dargestellt werden.

Zentral für ein wirksames Reporting ist die richtige Nutzung visueller Darstellungsmittel. Tabellen allein sind nicht intuitiv zu erfassen und langweilen oder ermüden häufig den Leser. Diagramme sind viel besser in der Lage, in den Daten liegende Aussagen zu transportieren. Bei der Visualisierung gibt es jedoch einige Tücken und auch Möglichkeiten der Manipulation. Mit der Kenntnis über eine korrekte und wirksame Kennzahlenvisualisierung können die Daten zum Leben erweckt werden und eine Geschichte erzählen. Die Design-Regeln sind ausführlich beschrieben. Darüber hinaus werden 16 Standard-Diagrammtypen anhand von Beispielen vorgestellt. Diese Typen decken einen Großteil der Visualisierungsbedarfe in prozessorientierten Reports ab.

Schließlich widmet sich Teil C den konkreten Umsetzungsprojekten und der Produktion von Berichten. Dabei wird sich auf eine technische Lösung bezogen, die auf Office-Werkzeugen wie Excel und PowerPoint basieren. Gerade im ersten Schritt ist es nicht erforderlich, komplexe Business-Intelligence-Lösungen ins Haus zu holen. Dies wird eher als Option für eine Zeit gesehen, wo bereits das Reporting etabliert ist – Strukturen und Prozesse bestehen, Kompetenzen aufgebaut wurden und eine Kultur der Steuerung mittels Kennzahlen gelebt wird.

Fazit

Wer einen schnellen und umfassenden Einstieg in das Reporting von prozessbezogenen Key Performance Indicators (KPI) sucht, darf gerne dieses Buch in Betracht ziehen. Mit dem Fokus auf Prozesskennzahlen und der breiten methodischen Abdeckung besetzt der Autor eine Nische. Die präsentierten Ideen und Konzepte unterstützen dabei, einen kompetenten Start in Reporting-Projekten zu erhalten und etwaige Einsteigerherausforderungen zu meistern. Auch der Profi wird einige Anregungen sowie zahlreiche Hinweise für weitergehende Literatur finden.