Ein Blick auf die eigenen Abläufe

Ob kleines, mittleres oder großes Unternehmen, öffentliche Einrichtung oder Non-Profit-Organisation – es gibt gute Gründe, sich mit den eigenen Abläufen zu beschäftigen. Das Denken in Funktionen oder Abteilungen allein reicht heute nicht mehr aus. Die Geschäftswelt ist dynamischer, anspruchsvoller und vernetzter geworden.

Inhalte des Prozessmanagements

Das Prozessmanagement umfasst sämtliche Richtlinien, Maßnahmen und Instrumente, um durch Gestaltung und Dokumentation der Abläufe die Unternehmensstrategie bestmöglich zu unterstützen. Das Prozessmanagement erfolgt organisationsweit, koordiniert, kontinuierlich und in einer einheitlichen Form.

Nutzen des Prozessmanagements

Die Gründe für ein Prozessmanagement sind vielfältig. In der Regel steht im Vordergrund, die Abläufe kundenorientierter und effizienter zu gestalten. Darüber hinaus sollen unternehmensweite Ziele erfüllt werden wie Compliance oder ein bewusster Umgang mit Risiken. Häufige Ziele sind:

• Service-Qualität: Durchlaufzeiten verringern und Kundenkommunikation verbessern
• Operative Effizienz: Geschäftsprozesse verschlanken und automatisieren
• Kompetenzförderung: Mitarbeiter informieren, anweisen und befähigen
• Steuerungsfähigkeit: Transparenz erhöhen und Geschäftsleistung aussagefähig messen
• Flexibilität: Organisation modular gestalten und Standards etablieren
• Compliance: Gesetzliche und interne Konformität gewährleisten
• Risikobewusstsein: Operative Risiken prozessorientiert aufzeigen und mindern

Strategische Programme als Kontext

Initiativen im Prozessmanagement sind zumeist eingebettet in strategische Programme oder Managementsysteme des Unternehmens, u.a.:

• Qualitätsmanagement
• Reorganisationen sowie Mergers & Acquisitions
• Software-Einführung bzw. Release-Wechsel
• eBusiness sowie Business Integration
• Lean Management bzw. Six Sigma
• Neuentwicklung von Dienstleistungen oder Güte-Siegel
• Interne Kontrollsysteme

Vorgehen nach dem Prozesslebenszyklus

Die aufeinander folgenden Phasen, um Abläufe zu verändern, werden im Prozesslebenszyklus zusammengefasst. Sie beinhalten im Wesentlichen die Ist-Analyse, das Soll-Design, die Umsetzung und die kontinuierliche Weiterentwicklung. Tätigkeiten in diesem Zusammenhang sind bspw. das Identifizieren von Prozessen, die Dokumentation, die Schwachstellenanalyse, die Simulation, das Erkennen von Verbesserungsmaßnahmen, das Re-Design, die Automatisierung, das personelle und organisatorische Change Management sowie das Prozess-Monitoring.

Wenn Sie ein aktives Prozessmanagement aufbauen möchten, sind konzeptionelle und steuernde Maßnahmen erforderlich. Mit folgenden Leistungen unterstützen wir Sie in vier Feldern:

Strategie: Ausgangspunkt und ständige Orientierungsgröße sind Ihre unternehmerischen Ziele. Ihre Prozesse werden entlang strategischer Themenfelder aufgenommen. Dies führt zu einer Prozesslandschaft, die Ihre Prozesse strukturiert zusammenführt und priorisiert.

Projekte: Ist der Handlungsbedarf für Veränderungsprojekte identifiziert, können Projekte eingeplant werden. Ein Projekt beinhaltet neben den rein sachlichen Abläufen auch Themen, die die Organisation, Mitarbeiter und Unternehmenssoftware betreffen. Ausgehend von den identifizierten Schwachstellen werden Schritt für Schritt die Prozesse weiter entwickelt.

Modellierung: Die Dokumentation Ihrer Prozesse ist eine wertvolle Wissensquelle. Sie sollte in einer einheitlichen Art und Weise erstellt werden. Dann können Sie Ihre Modelle gleich für mehrere Aufgaben einsetzen, z.B. für Mitarbeiterschulungen, Software-Projekte oder Zertifizierungen.

Transfer: In Abhängigkeit von der Bedeutung des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen bauen Sie schrittweise interne Kompetenzen auf. Ein Verantwortlicher für Prozessmanagement koordiniert alle Aufgaben, während Projektleiter und Prozessanalysten sich auf einzelne Themen konzentrieren. Indem Sie Regeln für die Dokumentation und Vorgehensweisen etablieren, erreichen Sie, dass die Mitarbeiter bei Veränderungen leichter zusammenarbeiten.