Willen und Engagement zur konsequenten Prozessverbesserung

Bis Unternehmen rund und erfolgreich laufen, braucht es viele Faktoren. Vor allem ist ein fester Wille und permanentes Engagement notwendig, um die eigenen Prozesse stetig auf höhere Niveaus zu bringen. Bleibt dieser konsequente Einsatz aus, wird sich die Leistung nach und nach verringern. Stillstand ist Rückschritt! Und die Wettbewerber schlafen nicht oder kommen von unerwarteter Seite.

Wege der Leistungsverbesserung

Verschiedene Wege stehen zur Verfügung, um die Leistung der Unternehmensprozesse weiter zu steigern.

• Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) schafft ein Umfeld, um einzelne Prozesse in vielen kleinen Schritten zu verbessern. Prozesszirkel und Teamarbeit fördern den Austausch und decken Schwachstellen und Verbesserungsmaßnahmen auf. Änderungen im kleinen Umfang werden rasch umgesetzt.
• Ist der Fokus der Prozessbetrachtung umfangreicher und soll auch die Organisation überdacht werden, so wird ein Projekt zur Umstrukturierung angesetzt. Prinzipiell sind die Prozess- und Organisationsstruktur sowie der Technikeinsatz auf dem Prüfstand. Ein Restrukturierungsprojekt benötigt eine gewisse Anlaufzeit, bietet jedoch bei erfolgreicher Umsetzung ein höheres Verbesserungspotenzial als KVP-Maßnahmen.
• Schließlich besteht auch die Option, auf der grünen Wiese Prozesse komplett neu zu durchdenken und zu gestalten. Ziel ist es, signifikante Sprünge hinsichtlich Kundennutzen, Qualität und Effizienz zu realisieren. Hier wird auch von Business Process Reengineering gesprochen. Bei intensiven Märkten kann manchmal nur noch dieses Vorgehen die notwendigen Verbesserungen liefern, um nachhaltig zu bestehen.

Zeit für Stabilität

Auch wenn die Ansätze zur Prozessverbesserung vielschichtig sind, so darf der Bogen nicht überspannt werden. Denn Stabilität ist ebenfalls ein wichtiger Faktor. Erfahrungen brauchen Zeit, um sich zu setzen, und erst durch eine ausreichende Wiederholfrequenz neu gestalteter Prozesse können die erhofften Potenziale auch wirklich realisiert werden. Zu viele Veränderungen gleichzeitig – an der Aufbauorganisation, den Prozessen, den Systemen, der Unternehmenskultur und dem Geschäftsmodell – kann dazu führen, dass Mitarbeiter den Anschluss verlieren und die Prozesse nie wirklich effektiv und effizient laufen.

Steuerung der Entwicklung mit Reporting

Wo stehen wir mit unseren Geschäftsprozessen? Wo wollen wir hin? Wie schließen wir die Lücken? Diese Fragen zu stellen, ist Aufgabe der Prozessmanager. Antworten liefert ein Reporting, das kontinuierlich die Prozesskennzahlen in den Dimensionen Menge, Zeit, Qualität und Kosten bereitstellt. Mittels Sollwerte und auch Benchmarks kann aufgedeckt werden, wie groß der Handlungsbedarf ist. Die Prozesstransparenz nimmt die Prozessmanager in die Pflicht, ihre Prozesse weiter zu optimieren. Reporting unterstützt das Prozessmanagement und das Prozessmanagement gibt den Kontext für das Reporting vor. Beide Aufgaben sind miteinander zu verbinden, wenn es darum geht, die Unternehmensprozesse kontinuierlich zu verbessern.